Полезные советы
Совет 1. Определитесь с поводом Вашего праздника
Почти все календарные мероприятия и корпоративы направлены на укрепление отношений в компании, повышение лояльности к ней или раскрутку бренда (касается презентаций и различных промо-акций). А вот командообразующий фактор все чаще оказывается на втором плане, возлагаясь на плечи служб персонала, которые занимаются организацией тим-билдинговых мероприятий.
Любой корпоративный праздник воспринимается участниками как развлечение, но возможностей у него на самом деле очень много: с его помощью можно отвлечь коллектив от внутренних проблем, правильно преподнести интересную идею, чтобы та дала сотрудникам импульс и обошла по эффективности призывы приглашенных знаменитостей.
Обычно корпоративы проводятся по таким причинам:
- нужно выразить благодарность сотрудникам компании за их труд и успехи, замотивировать на новые достижения в дальнейшей профессиональной деятельности;
- укрепить взаимоотношения с имеющимися клиентами и привлечь новых;
- рассказать о новой продукции и услугах, производимых компанией;
- отметить какое-то событие, значимое в масштабах фирмы.
От причины для проведения корпоратива зависит и формат, и содержание вечеринки.
Совет 2. Правильно выберите агентство, которое поможет с организацией
Чтобы корпоратив удался во всех смыслах, желательно обратиться в event-агентство с опытом работы, уделив особое внимание его выбору. Важно не стесняться и попросить у кандидатов в подрядчики демонстрационное видео праздников: только после просмотра удастся однозначно понять, насколько соответствует уровень и формат мероприятий конкретно Вашей компании, и насколько опытно данное агентство, после чего уже можно будет обсуждать детали - оборудование и оснащение корпоратива. Разумеется, декорации, спецэффекты и сама манера ведения праздника сильно отличаются друг от друга в зависимости от повода, поэтому нужно обсудить с организатором все тонкости оснащения площадки для проведения Вашего мероприятия и убедиться, что, например, в помещении будет хватать микрофонов.
Полезно разузнать, какие именно услуги включены event-агентством в счет за организацию вечеринки: может выясниться, что в списке окажутся услуги, в которых Вы не нуждаетесь, например, доставка участников мероприятия к месту его проведения, которую Вы планируете осуществить своими силами.
Совет 3. Как планировать корпоративные праздники
Самая расхожая ошибка на этапе организации корпоративной вечеринки - острый дефицит времени, отводимого на подготовку: временной запас напрямую связан с масштабами и характером проводимого мероприятия. Специалисты рекомендуют начинать заниматься планированием и подготовкой таких событий за 3-6 месяцев до дня Х. Когда времени на подготовку достаточно, можно быть уверенным, что внезапных неприятностей и досадных задержек не будет.
Чтобы распланировать корпоратив, нужно ответить на такие вопросы:
- Какая цель у праздника?
- Есть ли у него конкретная тема?
- Существуют ли ограничения по бюджету и какие?
- Нужна ли сотрудникам развлекательная программа?
- Есть ли возможность устроить праздник самостоятельно или все-таки стоит обратиться в event-агентство?
- Кто именно примет участие в Вашем мероприятии?
Когда ответы будут готовы и станет ясным примерный план корпоратива, можно приступать к написанию сценария: обычно он напоминает по композиции театральную пьесу: имеется и завязка, и развитие, и наивысшая точка, и финал, но репетиций у Вас не будет, поэтому технической стороне сценария придется уделить максимум времени, чтобы все действия организаторов и ведущих были рассчитаны буквально поминутно. В день проведения корпоратива крайне важна продуманная логистика, идеальное соблюдение графика и грамотный алгоритм действий.
За сутки до мероприятия вся группа организаторов и координаторов мероприятия должна быть собрана в месте его проведения и подробно проинструктирована: каждый должен знать схему проезда, расположение гардероба, уборных, залов, гримерок для артистов, кабинета врача и других значимых помещений; также необходимо проверить и зарядить сотовые телефоны и рации, четко расписать полномочия каждого организатора. У звукорежиссеров, светорежиссеров и ответственных за спецэффекты людей должны быть собственные технические сценарии, у работников кухни - график приготовления и подачи блюд, обязательно синхронизированный с общим сценарием. Если не предоставить поварам и официантам четко расписанный временной график мероприятия, горячее, например, рискует оказаться на столах тогда, когда гости веселятся вместе с Димой Биланом на танцполе.
Если Вы тщательно распланировали и согласовали все действия, то получите от праздника и проделанной работы максимум удовольствия, будете радоваться ему вместе со всеми, так как 90% подготовки производится заранее, а в день корпоратива работает исключительно логистика.
Совет 4. Как арендовать зал
Аренда идеальной площадки для корпоратива - вечно больной вопрос современных компаний, так как хороших банкетных залов немного, поэтому далеко не всегда удается найти помещение, всецело подходящее под сценарий и удобное для каждого участника. Обычно на выбор площадки влияет ряд факторов: число приглашенных, ее фактическое местоположение (удаленность от офиса, выставочного павильона, отеля и т.д.), специфика праздника. Существует парадокс: обычно в тендере во многом выигрывает сама концепция, идея мероприятия, а во время непосредственного выбора площадки ряд задумок приходится видоизменять или вообще отказываться от них - это все относится к тонкостям проведения тендера, о которых речь пойдет далее.
Стоимость аренды площадок бывает включена в стоимость корпоративного банкета, обычно такие предложения делают рестораны. Существуют площадки, где нужно отдельно платить за аренду банкетного зала и за проведение банкета.
В аренду всегда должна входить стоимость уборки залов, работы официантов и закупки средств гигиены для туалетов.
Еще один ключевой момент мероприятия - продуманная парковка. Парковки бывают бесплатными, прикрепленными к гостиницам, с почасовой оплатой, с ограниченным количеством мест и т.д. Когда площадка будет выбрана, с ее владельцами обязательно составляется договор аренды.
Совет 5. Как рассчитать меню и стоимость алкоголя, как работать с предприятиями выездного обслуживания
В данный момент ориентировочные цены на одну персону в ресторане таковы: фуршет - от 20$, банкет - от 40-50$, VIP-мероприятие - от 100$ и выше, все эти цифры приведены без учета алкогольных напитков. Если бюджет сильно ограничен, можно устроить вечеринку для топ-менеджмента в духе СССР: поставить на столы отварной картофель, селедку под шубой, шпроты, салат оливье и т.д. Разумеется, VIP-уровнем это назвать будет нельзя, но в условиях ограниченного бюджета вариант вполне приемлем, а питание одного человека при таком раскладе может уложиться и в 15$.
Алкоголь рассчитывается примерно так: на 1 гостя приходится 250 мл шампанского, столько же вина, 100 мл коньяка и такое же количество водки, данная схема, естественно, может корректироваться с учетом предпочтений.
Стоит быть готовыми к тому, что многие рестораны не разрешат привозить свой алкоголь, так как его покупка составляет основную прибыль этих заведений. Но отдельные рестораны лояльно относятся к "своему" алкоголю, и чтобы помочь компании-клиенту сэкономить, могут предложить самим привозить не только алкоголь, но и соки, фрукты, газированные напитки.
У сотрудничества с предприятиями, предлагающими кейтеринг выездного обслуживания, есть свои особенности. Если возникает необходимость привлекать фирмы с такими услугами, обязателен просмотр их портфолио – это поможет заранее узнать специфику работы конкретной организации. Для верного выбора компании стоит отталкиваться от повода корпоратива: кейтеринг для залов, например, не всегда идеально "отработает" на траве, потому что специфика событий и их формат различаются, а следовательно, выбор компании-подрядчика зависит от цели праздника и места его проведения. Очень полезно почитать отзывы о компании и запросить рекомендации, поинтересоваться набором оборудования, списком услуг и другими деталями.
Во время корпоративов наверняка придется иметь дело с нетрезвыми сотрудниками, которые захотят заказать сигары, экзотические угощения, более дорогие алкогольные напитки или передать букет цветов на какой-нибудь столик... Все эти моменты обсуждаются до мероприятия и с заказчиком, и с администрацией, прямая обязанность последней – заранее проинструктировать официантов, чтобы они выполняли такие просьбы с оговоркой: дозаказ оплачивается гостем в индивидуальном порядке.
Совет 6. Как разместить гостей
Организаторы корпоративных вечеринок при планировании нередко допускают элементарную ошибку, в результате которой выясняется, что гостям на празднике некомфортно сидеть: установлены огромные столы, за которыми сложно разговаривать, или наоборот – очень миниатюрные, не дающие расширить круг общения, танцпол на проверку оказывается тесным, а многие приглашенные вынуждены сидеть спиной к сцене.
На концепцию мероприятия и рассадку гостей во многом влияет целевая аудитория сотрудников, с ней же связан уровень кейтеринга, сценарий и, разумеется, бюджет вечеринки. Если нужно, например, организовать корпоративный день рождения с приглашением иногородних гостей, требования к уровню праздника, его программе и площадке будут более высокими, чем при подготовке "рядового" корпоратива.
Число гостей - еще одно слагаемое в вопросе размещения. Стоит обратить внимание на то, как именно будут расставлены столы для сотрудников: круглая рассадка считается более торжественной, но займет очень много места. Еще нужно учитывать, как именно подаются блюда: если обслуживающий персонал обносит блюдами сидящих за столами, следует выделять пространство для свободного перемещения официантов, чтобы гости не тянулись за тарелками на другой конец стола. Еще одна рекомендация - помнить, что площадка не расширяется магическим образом, когда шефы вдруг решают пригласить на праздник кого-нибудь внепланового, поэтому нужно всегда предусматривать несколько резервных посадочных мест для таких случаев.
Совет 7. Как выбрать ведущего для корпоратива
Ведущий - гвоздь вечера, от этого человека полностью зависит ход праздника и его настроение, поэтому невероятно важно уделять максимум внимания поиску ведущего или группы людей, которые станут вести корпоратив. Определившись с парой-тройкой подходящих кандидатур, обязательно нужно увидеться с ними лично. Важность портфолио (фото, видео) и его соответствие специфике корпоратива не обсуждается, но кроме этого стоит оценить и другие моменты:
1) Ведущий обязан быть жизнерадостным, активным и веселым человеком, так как ему предстоит "зажигать" огромное количество людей позитивной энергетикой. Угрюмых товарищей и тех, кто явно измотан цепью подобных мероприятий, серьезно рассматривать не стоит, даже если последние клятвенно обещают быть в день корпоратива «свежими, как огурчик».
2) Профессиональный ведущий - всегда опытный психолог, который тонко чувствует аудиторию, умеет дать адекватную оценку атмосфере и настроению гостей, чтобы правильно организовать как торжественную часть вечеринки, так и ее развлекательный этап.
3) Хороший ведущий опрятно одет уже на первой встрече с Вами, выглядит спокойным и абсолютно уравновешенным человеком. Если кандидат избегает взгляда в глаза, его мимика или движения рук явно не соответствуют тому, что он рассказывает о своем опыте, если человек явно перевозбужден - имеет смысл поискать другого ведущего.
4) Опытный ведущий всегда говорит грамотно, имеет очень приятный тембр голоса, в его резерве всегда несколько вариантов сценариев, но он готов прислушиваться к пожеланиям заказчиков. Востребованные ведущие пользуются только качественной техникой (микрофнами и музыкальной аппаратурой) и советуются с заказчиками по поводу применения спецэффектов, так как уместность последних зависит от формы проведения корпоратива, его уровня и повода.
5) Ведущий со стажем работы в любом случае потребует запаса времени на подготовку к вечеринке и вряд ли согласится проводить ее "прямо сегодня и с чистого листа". Величина предложенной суммы вряд ли заставит его поменять решение.
Определившись с кандидатурой, обязательно нужно составить с человеком договор, прописав абсолютно все условия сторон, а чтобы гарантированно обезопасить компанию от форс-мажоров, имеет смысл искать ведущего в ивент-агентствах, которые предлагают оптимальную кандидатуру в любых обстоятельствах.
Совет 8. Как пригласить "звезду" или известного артиста
Приглашение знаменитой персоны на корпоратив связано как минимум с тремя обязательными документами: договором на проведение выступления и двумя райдерами - техническим и бытовым. Под райдером понимается список требований, которые "звезда" предъявляет организаторам гастролей, то есть, подробное перечисление условий, в которых артистам будет комфортно до, в процессе и после праздника. Кстати, райдеры не входят в гонорар "звезды", траты на них составляют отдельную (и довольно существенную) сумму. Концертные директора знаменитостей выдвигают четкие принципы бытового райдера, как правило, во время гастролей, а если речь идет об обычном корпоративе, бытовой райдер может быть гораздо более скромным.
В некоторых случаях большую часть праздничной программы занимают выступления артистов оригинальных жанров, которые не всегда широко известны, но для мероприятия все же очень значимы. Чтобы не краснеть от того, что будет происходить на сцене уже во время корпоратива, обязательно нужно заранее посмотреть демо-версию выступления на видео, так как фотографии на сайтах таких артистов не всегда объективно отражают действительность. Замечательно, если получится увидеть выступление лично до праздника.
Ведущие, "звезды", декораторы - дело и опыта, и вкуса event-менеджера, зачастую бывает сложно сделать правильный выбор, не увидев и не попробовав работать с ними лично. Стоит помнить и о человеческом факторе: даже очень востребованные и талантливые люди временами могут давать сбои.
Совет 9. Как работать с фотографами и видеооператорами
Операторы фото- и видеосъемки должны получить четкие инструкции работы и сценарий от координаторов праздника, им обязательно нужно знать, как именно предстоит оформлять материал: создавать галерею портретов, вести трансляцию, репортажную съемку, составлять хронологию праздника, производить съемку с двух камер для монтажа видеоролика. Кроме стандартных услуг фотографа существует вариант выездного фотоателье или т.н. оперативной съемки, когда готовые и обработанные снимки можно получить тем же вечером, стоимость такого сервиса будет чуть более высокой и составит около 500-600$ для банкета на 150 человек.
У видеосъемки тоже есть ряд нюансов: можно снимать как одной камерой, так и двумя-тремя. Несколько камер обычно заказывается на большие площадки, а если банкетный зал небольшой, программа вечера простая, вполне достаточно и одной камеры. Если применяется видеокамера для трансляции, не стоит вести с нее параллельную запись праздника - от этого сильно пострадает качество ролика во время монтажа.
Совет 10. Обеспечение охраны и безопасности гостей
Во время корпоратива нужно заботиться об охране и безопасности приглашенных. Охранники обязательно ставятся в гардеробе, на парковке и на всех стратегически значимых объектах вечеринки. Если мероприятие проводится на очень большой открытой площадке (стадионе), ее владельцы наверняка сами посоветуют, куда обратиться по вопросам обеспечения безопасности: скорее всего, нужно будет написать заявление в местные правоохранительные органы, которые выделят патруль и служебную собаку.
О безопасности нужно помнить и во время спецэффектов, совета в этом случае может быть только два: во-первых, никогда не браться за их монтаж своими руками, а во-вторых, всегда проверять у сотрудников ивент-агентств лицензии и предварительно просматривать портфолио. Пневмоэффекты и т.н. "холодные фонтаны" не всегда требуют специальной подготовки, а вот перед огненными шоу помещение обязательно пропитывается специальным составом. Желательно, чтобы ответственность за эффектное шоу лежала на подрядчике. Сегодня требования к фейерверкам довольно жесткие, но владельцы площадок обычно стараются решать такие вопросы самостоятельно. Один из самых безопасных способов устроить незабываемое зрелище, для которого не требуется соблюдение особых условий и получение разрешений - лазерные спецэффекты.
Если праздник связан со спортом, особенно с его подвижными или травматическими видами, на мероприятии должна находиться машина скорой помощи. Ни в коем случае нельзя самостоятельно давать гостям таблетки и другие медикаменты, так как непрофессионал не знает о возможных аллергиях, реакции медикаментов при сочетании с алкоголем и о том, какие лекарственные средства принимает человек в данный период времени. Владельцы площадок тоже не имеют права давать лекарства - только прикладывать лед, накладывать пластыри или бинты, а все остальное может делать исключительно врач.
Совет 11. Поведение в нестандартных ситуациях и конфликтах
Стоит подумать, как тот или иной приглашенный может повести себя в нестандартных ситуациях во время корпоратива. В каждом коллективе находится тот, кто, например, никогда не принимает участия в конкурсах - ему можно дать фотоаппарат, чтобы человек снимал чужие выступления и не чувствовал себя покинутым. Также нужно решить, чем занять быстро хмелеющих гостей кроме алкоголя, продумать, как именно будет удобно доставить их домой. Если на мероприятии между сотрудниками разгорается конфликт, предстоит аккуратно улаживать спор и разводить враждующих в разные стороны, но ни в коем случае не поддерживать кого-то одного, чтобы не нажить себе серьезных врагов.
Совет 12. Чтобы всем было весело и интересно
Взявшись организовать корпоративную вечеринку, обязательно стоит заранее придумать и продумать игры и конкурсы, которые сплотят коллектив, заставят проявить сообразительность или просто развеселят приглашенных людей. Крайне рекомендуется не "пошлить": не устраивать парных конкурсов "мужчина-женщина" с усаживанием на колени, продеванием через рукава или штанины веревок и т.п. Если праздник профессиональный, можно изготовить дипломы по нескольким шуточным номинациям или провести лотерею, раздать конфеты за самые красивые тосты на Новый год или организовать конкурс "А ну-ка, девочки!" на 8 марта. Грамотный подход к подобным вещам поможет провести время незаметно и действительно сплотить коллег.
Совет 13. Какие подарки действительно нужны сотрудникам?
В каждой современной компании дарение новогодних презентов - незыблемая традиция. Когда фирма дарит действительно нужные подарки сотрудникам, она рассказывает им о заботе и внимании, об их личной значимости перед компанией. Все психологи согласны с тем, что корпоративные подарки самым лучшим образом влияют на трудовой процесс, оздоровляют взаимоотношения в коллективе, помогают развить и поддерживать командный дух организации.
Подарок точно понравится сотруднику, если он:
- качественный (обрадует при использовании);
- нужный (будет использоваться часто, а не отправится пылиться в шкаф);
- полезный (будет использоваться человеком с удовольствием);
- может прослужить долго (станет напоминать о внимании не один год).
Совет 14. Как составить сценарий корпоратива: грамотная режиссура
На планировании структуры корпоративного праздника стоит остановиться подробно. Сценарий состоит из нескольких условных блоков. Элементарные блоки - завязка и финал. Сложнее заполнить середину, чтобы гости не зевали в паузах и "провалах". Пример удачной вечеринки может быть таким.
Первая часть: 19:00 - 19:45. Съезжаются гости, произносятся первые тосты и поздравления от начальства, в это время будет уместна фоновая музыка, к примеру, джазовый коллектив.
Вторая часть: 19:45 - 20:30. Гости пробуют блюда и алкоголь, динамика праздника явно растет, но люди еще не разогреты – настало время поставить танцевальные номера, выпустить на площадку факиров, фокусников.
Третья часть: 20:30 - 21:00. Гости с энтузиазмом относятся к конкурсам и рады поучаствовать в них, ведущий начинает активно зазывать их присоединиться к развлечениям
Четвертая часть: 21:00 - 21:45. Время для выступления приглашенной знаменитости, которые станет своеобразным контрапунктом торжества. Если "звезд" на банкете не будет, можно позвать ресторанного певца или певицу, которые споют популярные песни в любимом гостями жанре, но вместо банкетного артиста во многих случаях подойдет и ди-джей.
Пятая часть: 21:45 - 22:30. Если праздник еще не стал стихийной дискотекой, гости с радостью поучаствуют в новых конкурсах или споют в караоке (наиболее уместно на этом этапе корпоратива).
Шестая часть: 22:30 - 23:00. Можно вывести приглашенных во двор и показать им красивый фейерверк.
Седьмая часть: 23:00 - 00:00. На танцполе остаются, как правило, самые трезвые и стойкие.
Разумеется, предложенный вариант - всего лишь примерная схема, «живой» корпоратив в нее не уложишь, но подробное планирование структуры мероприятия поможет провести его максимально удачно.
Совет 15. Доверяйте на слово... заверенное печатью и подписью
Любые деловые отношения в event-сфере (впрочем, как и в любой другой) всегда оформляются документально. Речь идет и о договоре аренды с владельцами площадки, и о письменных соглашениях с концертными директорами приглашенных «звезд», и о договорах с подрядчиками-организаторами и координаторами фуршета. Понятно, что никто не приходит в восторг от бумажной волокиты, бесконечных согласований условий договоров и графиков внесения платежей, но правильно и тщательно оформленные документы зачастую являются единственной гарантией качества услуг и залогом успешного праздника.
Совет 16. Как организовать трансфер
Способ организации трансфера связан с удаленностью площадки, числом гостей и сюжетом мероприятия, к распространенным вариантам относится автобус, микроавтобус, велорикша, эскорт с машинами ГАИ, карета, вертолет, лимузин, лодка, чартер с логотипом компании и многое другое. Если корпоратив является стандартным, и вам предстоит заказ обыкновенного автобуса, достаточно просто выбрать транспортную компанию по отзывам и рекомендациям. Быстрее всего зайти на сайт такой компании, чтобы составить представление о транспортном парке по фотографиям. Кстати, при обратном следовании подрядчик может взять залог за возможную чистку салона, но по окончании мероприятия он возвращает его в случае аккуратного обращения с транспортом.
Во время следования к месту проведения корпоратива можно обыграть и часть его сценария: раздать участниками конференции информационные буклеты, провести для гостей из других регионов экскурсию по городу, рассказать присутствующим про место предстоящего празднования (если оно имеет интересную историю), угостить всех леденцами и т.д.
Совет 17. Пост-материалы
Работу после праздника называют его прямым продолжением. Письма с благодарностью, фотографии, видеоролики, отчеты в печатных СМИ и в интернете, веселые плакаты с корпоратива, о которых все забыли в конце мероприятия - все эти формы хороши, когда они уместны. Совместные приятные воспоминания - одна из главных целей корпоративного праздника.